Pourquoi vous devriez toujours utiliser des caractères non imprimables dans Microsoft Word

L'un des principaux problèmes que les gens rencontrent lorsqu'ils utilisent Microsoft Word est la manière dont le programme gère la mise en forme. Parfois, il semble que le programme ait sa propre volonté ! Cependant, beaucoup de ces frustrations peuvent être résolues en affichant les caractères non imprimables.

Qu'est-ce qu'un caractère non imprimable ?

Un caractère non imprimable est un signe de formatage qui dicte la disposition de votre document. Comme son nom l'indique, les caractères non imprimables existent uniquement pour soutenir le formatage à l'écran et n'apparaissent pas sur les versions imprimées de votre travail.

Voici quelques-uns des caractères non imprimables les plus courants :

Caractère non imprimable	Ce que cela symbolise	Raccourci clavier
-	Espace	Barre d'espace
→	Tabulation (jusqu'au prochain point d'arrêt sur la règle)	Onglet
¶	La fin d'un paragraphe	Entrer
↵	Saut de ligne dans le même paragraphe	Maj+Entrée
°	Espace insécable (en gardant les deux mots de chaque côté ensemble)	Ctrl+Maj+Espace
---Saut de page---	Saut de page	Ctrl+Entrée
===Saut de section===	Saut de section (comme un saut de section page suivante)	Alt > P > B > N (saut de section de page suivante)

Il y a aussi certains caractères spéciaux qui apparaissent dans les tableaux pour indiquer la fin d'une ligne ou d'un contenu dans une cellule.

Par défaut, Word n'affiche ces caractères que lorsque vous cliquez sur l'icône « Afficher/Masquer » (¶) dans l'onglet Accueil du ruban ou que vous appuyez sur Ctrl+Maj+8. Cliquez sur la même icône (ou utilisez le même raccourci clavier) pour les masquer à nouveau.

Sinon, pour afficher certains caractères non imprimables de manière permanente, cliquez sur Fichier > Options ou appuyez sur Alt > F > T pour ouvrir la fenêtre Options Word. Ensuite, cliquez sur « Affichage » dans le menu de gauche, et cochez ou décochez les marques de mise en forme dans la liste. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « OK ».

Je préfère laisser tout cela décoché afin d'avoir la possibilité de les activer et de les désactiver via l'icône ¶ dans l'onglet Accueil. Après tout, ils peuvent parfois gêner !

Identifier les problèmes de formatage frustrants

Parce que les caractères non imprimables révèlent des éléments dans votre document Word qui sont généralement cachés, tels que les espaces, les sauts de ligne, les sauts de paragraphe et les tabulations, ils vous permettent de voir sa structure squelettique.

En conséquence, vous pouvez identifier les parties de votre travail où l'espacement, l'alignement, les sauts de page et d'autres éléments posent des problèmes qui, sans que les caractères non imprimables soient visibles, seraient impossibles à voir (et, donc, provoqueraient une grande frustration).

Par exemple, les mots sur la première ligne de ce document sont séparés par des espaces exceptionnellement grands.

Lorsque j'active les caractères non imprimables, je peux voir que cette mise en forme est causée par un saut de ligne placé après le point, et parce que l'alignement du texte est justifié, cela force les mots sur cette ligne à remplir toute la largeur de la page.

Donc, je peux supprimer ce saut de ligne et le remplacer par un espace ou un paragraphe pour corriger ce problème.

Plutôt que de perdre du temps à essayer de diagnostiquer les causes des problèmes de mise en forme à l'œil, vous pouvez voir les problèmes en un coup d'œil en activant les caractères non imprimables d'un seul clic.

Optimiser la collaboration

Si vous avez créé votre propre document à partir de zéro, avec chaque mot, pause, espace et paragraphe ajoutés par vous, vous êtes plus susceptible de comprendre comment le travail a été assemblé.

Cependant, si vous collaborez avec d'autres sur un document en temps réel ou que vous ajoutez du contenu à un document que vous avez reçu, il est bon de prendre l'habitude d'activer les caractères non imprimables. Cela vous permettra de vous assurer que tout le monde suit le guide de style ou, du moins, utilise les mêmes "règles" de mise en forme.

Par exemple, appuient-ils sur Entrée deux fois à la fin de chaque paragraphe, ou le document est-il configuré pour ajouter automatiquement un espace d'une certaine taille après chaque paragraphe ? Les gens utilisent-ils des espaces insécables entre les chiffres et les mots dans une date (pour éviter qu'elle se divise en deux lignes), ou utilisent-ils des espaces normales ?

Activer les caractères non imprimables dans des situations collaboratives (et encourager les autres à faire de même !) peut aider à éviter les différences d'approches, ce qui signifie que vous (et les autres) n'aurez pas à revenir en arrière pour modifier leur travail plus tard.

Assurer la cohérence de la mise en forme

En restant sur le sujet de la cohérence, examinons cet exemple, où la première ligne de chaque paragraphe est en retrait.

Bien que les deux paragraphes semblent cohérents, les méthodes pour réaliser ces retraits diffèrent. Dans le premier paragraphe, un groupe d'espaces a été ajouté, tandis que dans le second, la touche Tab a été enfoncée. Cela n'est visible qu'avec les caractères non imprimables activés.

Pourquoi cela est-il important ? Eh bien, si j'augmente la taille de la police du document, le retrait créé avec la touche Tab restera tel quel, tandis que le retrait créé avec des espaces changera, car la taille des espaces change avec la taille de la police. Cela signifie que j'aurai un retrait incohérent.

Donc, activer les caractères non imprimables signifie que je peux identifier et—ce qui est important, rectifier—les incohérences dès que possible.

Faire des modifications précises

Alors, vous avez terminé d'écrire votre dissertation de cinquante pages, et vous êtes prêt à la remettre à votre tuteur. Même si votre document se comporte et s'affiche comme vous l'attendez, il est bon de s'assurer que votre document est présenté et formaté de manière propre et professionnelle.

Dans cet exemple, il y a deux espaces inutiles à la fin du premier titre, ce qui ne peut être identifié facilement que lorsque les caractères non imprimables sont activés.

Ici, les marqueurs de paragraphe supplémentaires à la fin du document débordent sur la page suivante, ce qui entraîne une page blanche inutile qui ne fera que nuire à l'impression du document. De plus, si je sauvegarde le document en PDF, cette page blanche sera ajoutée à la fin de mon fichier.

Parce que j'ai repéré ces caractères supplémentaires, je peux les supprimer de mon document, et ainsi, éviter que mon imprimante n'imprime une page blanche.

De plus, éditer votre document avec les caractères non imprimables activés peut vous aider à récupérer quelques caractères supplémentaires si vous êtes obligé de respecter une limite, puisque les espaces et les tabulations comptent dans le total des caractères.