J'ai arrêté de reformater les documents Word à la main après avoir trouvé cet onglet

Avec un ensemble riche de fonctionnalités de formatage vient une grande responsabilité. Vous devez obtenir le bon aspect si vous vous attendez à être pris au sérieux. Chaque fois que je recevais un document Word, je perdais 20 minutes à corriger des polices mal assorties, des titres incohérents et des espacements errants. C'était la partie la plus fastidieuse du travail d'un éditeur. Il m'a fallu un certain temps pour réaliser que Word est conçu pour récompenser la structure de la pensée plutôt que le bricolage. Il possède les outils pour le faire.

C'est pourquoi les utilisateurs expérimentés de Microsoft Word ne jurent que par l'onglet Conception. L'onglet Conception vous fera dépasser les habitudes de mise en forme de base et vous aidera à appliquer des modifications à grande échelle, surtout lorsque vous formatez de longs rapports dans Word.

L'onglet Conception fait ce qu'il est censé faire

Il transforme instantanément votre document

L'onglet Conception se trouve tranquillement entre les onglets Accueil et Disposition dans le ruban de Word. L'onglet Accueil possède sa propre barre d'outils de mise en forme et la boîte de dialogue des styles. Mais pour ceux qui souhaitent créer des documents magnifiquement formatés, c'est dans l'onglet Conception que le vrai travail se fait.

L'onglet Conception contrôle l'identité visuelle complète de votre document avec les Thèmes, les Ensembles de styles, les palettes de couleurs et les associations de polices. Changez n'importe lequel d'entre eux, et la transformation se répercute sur l'ensemble du document. Pour moi, les thèmes ont demandé un certain temps d'adaptation. Une fois que je m'y suis habitué, j'ai réalisé que je pouvais obtenir un aspect plus soigné et cohérent en quelques secondes que ce que j'aurais jamais pu faire à la main.

Voyons ce que fait chaque outil : Thèmes appliquent un ensemble harmonieux de polices, de couleurs et d'effets à l'ensemble du document. Styles définissent l'apparence de vos titres et du texte principal ; Couleurs permettent de changer toutes les couleurs d'accentuation en une seule fois ; et Polices associent une police de titre à une police de corps de texte comme un ensemble assorti. Comme vous pouvez le remarquer, chaque outil est plus atomique que l'autre.

Mais voici une règle importante à retenir : les ensembles de styles dans l'onglet Conception fonctionnent en modifiant les styles intégrés. Si votre texte est formaté manuellement (gras, tailles de police et couleurs appliquées directement sans styles), les ensembles de styles de l'onglet Conception auront peu ou pas d'effet visible sur celui-ci. Il est donc un complément au système de styles de Word. Si vous recevez un document non formaté, prenez le temps d'appliquer les styles de base depuis Accueil -> Styles.

Les thèmes remplacent le travail de mise en forme manuelle

Un clic met à jour l'apparence entière

Lorsque vous sélectionnez un thème, Word l'applique instantanément aux titres, au texte du corps et à d'autres éléments. Au lieu d'ajuster chaque détail visuel, laissez les thèmes faire le travail lourd. Il applique une combinaison préconçue de polices, de couleurs et d'effets visuels, de sorte que les titres, le texte du corps, les tableaux et les formes se mettent tous à jour ensemble.

La plupart des thèmes intégrés m'ont paru un peu corporatifs et sûrs à première vue. Comme tout le monde utilise Microsoft Word, les thèmes peuvent sembler génériques.

Mais les thèmes n'ont pas besoin d'être la destination finale. Ils peuvent être comme la première couche de peinture sur votre document. Une fois que vous en appliquez un, vous pouvez ajuster les options Couleurs ou Polices juste à côté dans le même onglet pour le personnaliser. Vous bénéficiez d'une automatisation qui fait gagner du temps dans Word grâce aux contrôles personnalisés au lieu du design manuel. Une fois ajusté, vous pouvez enregistrer votre thème personnalisé en utilisant l'option Enregistrer le thème actuel.

Les jeux de styles nettoient les documents en désordre

Appliquer pour ajouter de la structure à votre texte

Les ensembles de styles sont l'outil le plus sous-estimé dans l'onglet Design. Ils appliquent des règles de formatage préconçues à chaque style de paragraphe de votre document. Par exemple, Titre 1, Titre 2, texte de corps et légendes en un seul clic. Je trouve que cela fait gagner beaucoup de temps pour les documents collaboratifs quand plusieurs personnes les formatent. Un simple changement d'ensemble de styles permet de retrouver un aspect uniforme.

Mais les ensembles de styles ne fonctionnent que si votre document utilise réellement les styles correctement. Si vous mettez manuellement une ligne en gras et augmentez la police à 18 pt pour simuler un titre, Word n'a aucune idée que c'est un titre. L'onglet Conception ne peut tout simplement pas y accéder. Et encore une fois, c'est courant dans les collaborations.

J'avais l'habitude d'ignorer complètement les styles et simplement de mettre le texte en gras ou de le redimensionner pour créer des titres. Cela semblait plus rapide sur le moment, surtout lorsque je travaillais sur de courts documents. Mais cette méthode s'effondre dans les documents plus longs. Sans styles, les fonctionnalités de conception ne peuvent pas être appliquées proprement, et vous vous retrouvez à corriger les erreurs encore et encore.

Coordonner automatiquement les polices et les couleurs

Plus de formatage incohérent

L'option Polices dans l'onglet Conception réattribue la police des titres et du corps de texte pour l'ensemble du document en tant que paire assortie. L'option Couleurs applique les mêmes paramètres à chaque combinaison de couleurs dans le document. Cela accélère votre travail car vous travaillez au niveau du document plutôt que de plonger dans les mots et phrases individuels.

Pour l'écriture quotidienne, je supposais que c'était excessif. Je choisissais simplement une police que j'aimais et passais à autre chose. Mais choisir les bonnes polices et les associations de polices pour le sujet d'un rapport est extrêmement crucial.

Les polices assorties éliminent également le problème des « multiples polices dans un même document » qui se produit lorsque vous collez du contenu provenant de différentes sources. Les définir une fois au niveau du document est tout simplement plus propre et plus rapide que de modifier chaque paragraphe ensuite.

L'onglet Conception ne sauvegardera pas un document à chaque fois

Il fonctionne mieux avec les styles intégrés

L'onglet Conception rencontre des difficultés avec les documents remplis de mise en forme directe. Par exemple, si vous obtenez un document non formaté ou si l'auteur original a changé les polices, les tailles et les couleurs manuellement sans utiliser les Styles. L'onglet Conception ne peut contrôler que ce qui a été correctement stylé.

Les documents importés sont particulièrement irritants. Le contenu copié depuis des sites Web, des PDF ou d'autres applications supprime généralement les informations de style et les remplace par une mise en forme directe. Les modifications que vous apportez à l'onglet Conception semblent incohérentes parce que la moitié du document n'utilise pas du tout les styles.

Mais la solution est là avec les Styles. Sélectionnez les paragraphes problématiques, appuyez sur Ctrl + Espace pour effacer la mise en forme directe, puis réappliquez le Style correct avant de passer à l'onglet Conception. Cela prend quelques minutes de plus au départ, mais cela rend tout ce qui suit complètement facile.

Essayez un changement de thème dans votre prochain document

Choisissez le fichier Word le plus chaotique sur votre ordinateur, assurez-vous que vos titres utilisent Titre 1 et Titre 2, puis ouvrez l'onglet Création et cliquez sur les cinq Thèmes. Cela vous aidera à comprendre l'utilité de l'onglet Création et à voir combien de temps vous pouvez gagner en laissant Word gérer la mise en forme pour vous.